Zarządzanie nieruchomościami mieszkaniowymi

W poprzednich artykułach starałam się przybliżyć Wam specyfikę zarządzania najmem i nieruchomościami komercyjnymi.

Dziś klika słów o zarządzaniu nieruchomościami mieszkaniowymi.

Na początku przybliżmy sobie temat wspólnoty mieszkaniowej.

Wspólnota mieszkaniowa

to zrzeszenie właścicieli lokali w danej nieruchomości.

Wspólnota powstaje z automatu, jeśli w danym budynku przynajmniej jedno mieszkanie jest wykupione na własność.

Mała wspólnota mieszkaniowa, to liczba właścicieli nie większa niż 3. Z taką sytuacją najczęściej mamy do czynienia w blokach komunalnych i starych kamienicach, należących w całości do jednego właściciela, który zdecydował się odsprzedać mieszkania. Po zmianie ustawy o własności lokali w styczniu 2020 r., właściciele mieszkań z dawnych małych wspólnot, od 4 do 7 właścicieli, wchodzą już w skład dużej wspólnoty mieszkaniowej.

Mala wspólnota mieszkaniowa nie ma zarządu, ale może zatrudnić zarządcę nieruchomości. Osoby zaczynające pracę w zawodzie powinny szukać właśnie takich ofert, aby zdobyć doświadczenie.

Duża wspólnota mieszkaniowa powstaje więc wtedy, kiedy liczba właścicieli wyodrębnionych lokali jest większa niż 3.

I tu zaczynają już obowiązywać zapisy ustawy o własności lokali.

Duża wspólnota ma obowiązek prowadzenia bardzo złożonej dokumentacji, opisanej we wspomnianej wyżej ustawie.

Na ogół właściciele decydują się na zatrudnienie zarządcy, gdyż sami nie posiadają wystarczającej wiedzy i czasu, aby zająć się wszystkimi sprawami dotyczącymi nieruchomości.

Na czym będzie polegała rola zarządcy nieruchomości?

Jeśli mamy do czynienia z wyodrębnieniem lokali w nieruchomości z rynku wtórnego, to możemy zaproponować klientom pełną obsługę nieruchomości, począwszy od zarejestrowania i założenia Wspólnoty.

Musimy przeprowadzić zebranie założycielskie i wyłonić zarząd.

Następnie czeka nas wizyta w US i GUS, celem nadania Wspólnocie nr NIP i Regon.

Jako zarządcy będziemy zobowiązani do reprezentowania Wspólnoty przed organami administracji publicznej a także między właścicielami, członkami Wspólnoty.

Do obowiązków zarządcy nieruchomością Wspólnoty Mieszkaniowej będą należały jeszcze: obsługa prawna, podatkowo-księgowa, techniczna i administracyjna.

Obsługa prawna

będzie polegała na opracowywaniu przez nas statutów, regulaminów i uchwał Wspólnoty, zawsze w porozumieniu z Zarządem Wspólnoty, który jest wybierany najczęściej spośród właścicieli lokali, ale może to być też osoba z zewnątrz Wspólnoty.

Ponadto będziemy musieli zająć się przygotowywaniem pism do organów administracji publicznej, tworzeniem wezwań i monitów do właścicieli zalegających z opłatami, pisaniem wniosków do sądu itd.

Obsługa podatkowo-księgowa

to bardzo rozległa dziedzina i najczęściej w biurach zawodowo zajmujących się zarządzaniem, jest zatrudniony specjalista podatkowy czy księgowy. Wszystkie rozliczenia muszą się odbywać przez rachunek bankowy.

Jeśli rejestrujemy nową Wspólnotę, to do nas będzie także należało założenie rachunku bankowego i później jego obsługa.

W skład obsługi podatkowo-księgowej wchodzą jeszcze m.in. rozliczanie dostawców mediów i zatrudnionych firm zewnętrznych, np. firm sprzątających czy konserwujących dźwigi wewnętrzne, prowadzenie ewidencji kosztów zarządzania nieruchomością wspólną (wymóg ustawy).

Co się składa na te koszty? To przede wszystkim wydatki na remonty i konserwacje, opłaty za energię elektryczną, cieplną, gaz, wodę, dźwig w części nieruchomości wspólnej, sprzątanie oraz wynagrodzenie zarządcy i członków zarządu.

Obsługa administracyjna

nieruchomości polega przede wszystkim na bieżącym kontakcie zarządcy bądź zatrudnionego przez nas administratora z właścicielami lokali, odbieranie od nich wszelkich zgłoszeń nieprawidłowości czy usterek w budynku. Poza tym jeszcze m.in. zwoływanie i prowadzenie zebrań Wspólnoty, prowadzenie ewidencji lokali, właścicieli i udziałów w nieruchomości, pisanie i przygotowywanie wszelkiego rodzaju pism, prowadzenie przetargów, negocjowanie umów z dostawcami mediów
i firmami zewnętrznymi.

Obsługa techniczna

to przede wszystkim prowadzenie książki obiektu budowlanego i całej dokumentacji technicznej nieruchomości, zgodnie z wymogami prawa budowlanego.

Wspólnota jest zobowiązana przeprowadzać raz w roku kontrolę budowlaną oraz raz na pięć lat budowlaną poszerzoną . Można przeprowadzić roczną i pięcioletnią kontrolę w tym samym czasie, ale i z jednej, i drugiej musi być sporządzony protokół dołączony do książki obiektu budowlanego.

Osoby bez wykształcenia w zakresie zarządzania nieruchomościami bądź wykształcenia inżynierskiego budowlanego powinny wg mnie przynajmniej skończyć kursy organizowane przez różne organizacje nieruchomościowe i poważnie się zastanowić, czy poradzą sobie ze wszystkimi problemami wiążącymi się z zarządzaniem nieruchomościami mieszkaniowymi.

Chyba jeszcze kiedyś powrócę do tematu, bo jest on bardzo rozległy i jeśli ktoś chciałby zarządzać nieruchomością Wspólnoty, to zdaję sobie sprawę, iż to co przekazuję teraz, to tylko niewielki ułamek zadań do wykonania.

Chciałam jednak nakreślić rodzaj tej pracy, abyście mogli ją porównać z zarządzaniem najmem i nieruchomościami komercyjnymi.