Zarządca, zarząd, administrator – podobieństwa, różnice, obowiązki

Terminy z tytułu artykułu zaczęły odgrywać znaczącą rolę po 24 czerwca 1994 roku, kiedy wprowadzono Ustawę o własności lokali (uwl.)

Zarząd wspólnoty mieszkaniowej

Pierwsze wspólnoty mieszkaniowe zaczęły powstawać w 1995 r.

Aby wspólnota mogła efektywnie funkcjonować, potrzebny jest do tego zarząd lub zarządca.

Wspólnota może wyłonić zarząd spośród swoich członków lub powołać osobę z zewnątrz.

Zarząd jest organem wewnętrznym wspólnoty, powołanym uchwałą przez właścicieli lokali. Na ogół jest kilkuosobowy, a w jego skład wchodzą właściciele lokali z danej wspólnoty (tzw. zarząd właścicielski). Nie jest to praca zawodowa tych ludzi, więc nie mają obowiązku posiadania jakiejkolwiek wiedzy na temat zarządzania nieruchomością.

Powołanie czy zmiana zarządu własnego wspólnoty wymaga uchwały wspólnoty. W związku z na ogół niską frekwencją na zebraniach wspólnot, uchwałę taką można podjąć przez indywidualne zbieranie głosów, na zebraniu lub w sposób mieszany.

Zarządca nieruchomości

Jeśli wspólnota nie wyłoni spośród członków zarządu osoby zarządzającej nieruchomością, to powierza zarządzanie nieruchomością osobie z zewnątrz (tzw. zarząd powierzony, art.18 uwl., Dz.U.2021.1048). Umowę z takim zarządcą zawiera się w formie aktu notarialnego.

Zarządcą może być zarówno osoba fizyczna, jak i firma.

Do 31 grudnia 2013 r do posługiwania się tytułem zarządcy uprawnione były wyłącznie osoby posiadające licencję zawodową. A można ją było uzyskać będąc po studiach lub studiach podyplomowych, odbytym obowiązkowym stażu, udokumentowanej praktyce zawodowej, egzaminie zdanym przed Państwową Komisją Kwalifikacyjną w Warszawie. Obowiązkiem była wówczas również udokumentowana niekaralność. Osoba prowadząca działalność gospodarczą jako zarządca nieruchomości miała także obowiązek ubezpieczenia OC za szkody wyrządzone w związku z wykonywanym zawodem. Poza tym obowiązywał nas kodeks etyki zawodu.

Dziś zarządcą może zostać dosłownie każdy, wyłącznie na podstawie podpisanej umowy o zarządzanie. Jedynie został obowiązek ubezpieczenia.

Wspólnoty podpisując umowy o zarządzanie nieruchomością z człowiekiem „z ulicy”, mogą bardzo nieprzyjemnie rozczarować się.

Wiele osób nie ma w ogol pojęcia czym jest zarządzanie i co należy do obowiązków zarządcy. Tacy ludzie podpisują umowy wyłącznie celem wzbogacenia się i mysia, że zatrudnione przez nich osoby lub firmy, będą za nich pracować (po części jest to prawdą).

Wiele jest również przypadków zadłużania wspólnot przez zarządców, dlatego przestrzegam, aby dokładnie zastanowić się i „prześwietlić” osobę, która zgłosi się z ofertą zarządzania nieruchomością.

Na rynku pojawiło się wiele firm zarządzających nieruchomościami oferujących niskie ceny, jednocześnie bardzo niski standard swoich usług.

Zarząd wspólnoty nie powinien kierować się ceną, podpisując umowę o zarządzanie nieruchomością.

Zarządcy posiadający licencje są do dziś na rynku poszukiwani, stanowiąc gwarancję dużej wiedzy, doświadczenia i kompetencji zawodowych.

Obowiązkiem zarządcy nieruchomości, mówiąc najogólniej, jest wszystko to, co dotyczy nieruchomości czyli m.in. utrzymywanie jej w należytym stanie technicznym, dokonywanie obowiązkowych przeglądów technicznych, nieprezentowanie wspólnoty w bankach i przed organami administracyjnymi (jeśli jest do tego upoważniony w umowie i ma pełnomocnictwo), planowanie budżetu i jego kontrolowanie, sporządzanie planów gospodarczo-remontowych, podpisywanie umów z usługodawcami, aż po codzienną opiekę nad budynkiem włącznie.

Administrator nieruchomości

Po deregulacji zawodu zarządcy nieruchomości, przyjęło się niesłusznie zamienne stosowanie nazw zarządca i administrator.

Administrator nie wykonuje takich samych zadań jak zarządca. Zakres jego obowiązków, jak i odpowiedzialności, jest dużo mniejszy niż zarządcy.

Administratora nieruchomości może wybrać zarząd właścicielski lub zarządca. Jest to zawód/funkcja czysto techniczna.

Administrator nie jest osobą decyzyjną, musi wszystko konsultować z zarządem bądź zarządca, nie jest reprezentantem właścicieli należących do wspólnoty.

Rolą administratora jest przede wszystkim opieka nad nieruchomością czyli dbanie o porządek na terenie wspólnoty, odbieranie telefonów od mieszkańców w razie jakichkolwiek awarii, pobieranie opłat czynszowych od lokatorów, nadzór nad firmą sprzątającą itp. Bardzo często administrator prowadzi również korespondencje wspólnoty, oczywiście pod nadzorem zarządcy.

Administrowanie jest czynnością zawierającą się w zarządzaniu nieruchomością, a więc administrator to ktoś, kto tylko pomaga zarządcy wypełniać powierzone mu obowiązki.

Zarząd wspólnoty mieszkaniowej, zarządca nieruchomości czy administrator nieruchomości – wszyscy powinni mieć na celu dbanie o sprawy wspólnoty, na rzecz której pracują.