Administrator nieruchomości – informacje o zawodzie

Pisałam już dużo o pośrednikach nieruchomości, wspomniałam także o zarządcach.

Dziś chciałabym krótko przybliżyć specyfikę zawodu administratora nieruchomości.

Administrator nieruchomości wykonuje czynności pomocnicze w stosunku do zarządcy nieruchomości, pod jego bezpośrednim nadzorem. Bardzo często administrator nieruchomości mylony jest z zarządca, którego kompetencje są jednak o wiele większe.

Administrator nieruchomości sprawuje opiekę nad budynkiem i lokatorami. Dba o kompleksowe rozwiązywanie wszystkich problemów mieszkańców. Zatrudniany jest przez zarządcę nieruchomości albo bezpośrednio przez zarząd wspólnoty mieszkaniowej na podstawie umowy, określającej wszystkie jego obowiązki w stosunku do mieszkańców , jak i samego budynku.

Kompetencje

Jest to jeden z zawodów, które zostały zderegulowane z dniem 1 stycznia 2014 r. Administratorem nieruchomości może więc teraz zostać każda osoba fizyczna, która posiada pełną zdolność do czynności prawnych i nie była karana. Jeśli chce samodzielnie pracować, to powinna mieć zawodowe ubezpieczenie odpowiedzialności cywilnej za szkody.

Stowarzyszenia zarządców nieruchomości i inne organizacje nieruchomościowe organizują często kursy, kończące się uzyskaniem certyfikatu , potwierdzającego przygotowanie do zawodu. Ktoś, kto poważnie myśli o zajęciu się administrowaniem nieruchomościami, a później zarządzaniem, powinien skończyć przynajmniej taki kurs. Pozwala on nie tylko na zdobycie kompetencji wymaganych w tym zawodzie, ale również zapoznanie się z podstawowymi zasadami etyki tego zawodu.

Kursy zawodowe na administratora nieruchomości są odpowiednie dla techników ekonomistów albo budowlanych. W tym zawodzie doskonale się oni odnajdą i mają też część podstawowej, niezbędnej w tym zawodzie wiedzy.

Czego oczekuje się od administratora nieruchomości?

Dobry administrator powinien na bieżąco śledzić wszystkie regulacje prawna związane z rynkiem nieruchomości, znać się na regułach bieżącej eksploatacji, zasadach rozliczania kosztów i sporządzania dokumentacji finansowo-księgowej, a także warunkach technicznych użytkowania budynków.

Administrator to prawa ręka zarządcy, który odpowiada prawnie za działania podjęte przez administratora, dlatego tak ważne jest przygotowanie merytoryczne do pracy. Powinien wiedzieć, jak przygotować budynek do audytu energetycznego, kiedy zorganizować przegląd okresowy, jak sporządzić kosztorys inwestorski i prowadzić księgę obiektu wraz z dokumentacją techniczną.

Wszystko to, co wyżej opisałam, świadczyć może, że administrator powinien być alfą i omegą. Rzeczywiście obowiązków ma bardzo dużo, ale jeśli działa pod skrzydłami dobrego zarządcy nieruchomości, to część jego obowiązków przejmują np. księgowi, czy technicy budowlani.

Obowiązki administratora nieruchomości

(na podstawie Krajowego standardu kompetencji zawodowych) to m.in.

– nadzór nad budynkami,
– dbanie o stan bezpieczeństwa w administrowanym budynku,
– kontrola stanu technicznego urządzeń i instalacji budynków,
– prace konserwatorskie i usuwanie awarii,
– pobieranie opłat,
– prowadzenie dokumentacji i korespondencji,
– dbanie o czystość w budynku (nadzór nad pracami porządkowymi, remontowymi, serwisowo-technicznymi),
– dbanie o sprawy bieżące lokatorów,
– obsługa wspólnot mieszkaniowych.
– wspieranie zarządcy nieruchomości w zapewnieniu dostaw niezbędnych mediów

Cechy osobowościowe administratora nieruchomości

Praca administratora w głównej mierze opiera się na kontaktach z ludźmi, dlatego ważne jest, aby człowiek zatrudniony na tym stanowisku umiał budować pozytywne relacje międzyludzkie, a do tego był bardzo dobrym negocjatorem.

Musi sobie także umieć poradzić z trudnymi, sprawiającymi kłopot lokatorami i w sposób najłagodniejszy, rozwiązywać wszystkie konflikty, jakie zaistnieją w nieruchomości, którą się zajmuje. Jedną z ważniejszych cech, które powinien posiadać administrator jest cierpliwość. Lokatorzy mają zawsze wiele do powiedzenia, nie zawsze rzeczy istotnych. Administrator musi wszystkich wysłuchać i tak poprowadzić rozmowę, aby nikt z lokatorów nie poczuł się urażony, a problem został rozwiązany lub złagodzony.

Administrator powinien się charakteryzować szerokimi kompetencjami miękkimi, pozwalającymi na zyskanie zaufania lokatorów. To z nimi będzie się kontaktował przede wszystkim i musi umieć przedstawić swoje racje w klarowny i zwięzły sposób.

Lokatorzy zwracaj się do administratora z wieloma, bardzo różnorodnymi sprawami, czeto z problemami, więc człowiek na tym stanowisku musi być empatyczny, aby wczuć się w sprawy swoich mieszkańców.

Poza tym ważna jest samodyscyplina, sumienność i dobra organizacja pracy. Przydatna jest też umiejętność analizy, szybkiego podejmowania decyzji i reagowania na występujące problemy.

W tym zawodzie, tak jak i w przypadku pośrednika w obrocie nieruchomościami, nie sprawdzi się osoba, mająca problem w nawiązywaniu kontaktów międzyludzkich, bo głównie na tym opiera się praca administratora.

Ważnym czynnikiem jest także umiejętność szybkiego dostosowywania się do dynamicznie zmieniających się warunków na rynku.

Administrator to zawód odpowiedzialny, ale przynoszący wiele satysfakcji. Nie jest może tak dobrze opłacany, jak zawód zarządcy nieruchomości, ale i mniejsza odpowiedzialność cywilna ciąży na administratorze i nieco mniej się od niego wymaga.

Bez względu na zakres obowiązków przydzielonych przez zarządcę, wynagrodzenie może być jedną z przesłanek stanowiących staranie się o możliwość pracy w tym zawodzie.